Herramientas de comunicación interna para tu negocio

¡Hola a todos! 🙂

En esta tercera entrega os voy a hablar de la importancia de elaborar y cuidar todos los detalles de una buena estrategia de comunicación interna dentro de una empresa o pyme, con el objetivo de mantener relaciones estables y fluidas entre los diferentes engranajes que forman el mecanismo empresarial.

De modo que, si tienes una pequeña empresa o una marca con varios miembros en tu equipo, presta mucha atención ?

Cada vez nos encontramos más empresas, especialmente las de tamaño pequeño y medio, que se han convertido en organizaciones con trabajadores que operan casi totalmente en red, de manera colectiva, alejándose cada vez más de los individualismos. Cada vez más, los directivos y empleados generan relaciones de confianza entre ellos, pero también con los proveedores, los distribuidores y los clientes, siendo tres elementos básicos para el correcto funcionamiento de un negocio.

La comunicación interna busca reforzar esa complicidad, entendiendo este concepto en su sentido más laboral, a la vez que asienta los cimientos de una forma de actuar correcta a corto y largo plazo.

Por tanto, si tu idea es aplicar una estrategia de estas características en tu negocio y que resulte efectiva, debes tener claros estos tres objetivos:

1. Si gestionas correctamente la información que surge en el interior de tu empresa, esta se convertirá en conocimiento y valores de gran importancia.

2. Los miembros de tu equipo, que trabajan para alcanzar los objetivos marcados en el plan de marketing, deben estar motivados.

3. Debes incentivar el liderazgo de las personas que integran tu empresa. No todos ellos serán los mejores en todas las disciplinas, pero seguro que son capaces de convertirse en pequeños expertos en elementos concretos, que en conjunto, ayudarán a sacar el 'todo' de la empresa hacia adelante.

Una vez que tengas claro este planteamiento, quiero recomendarte una serie de herramientas que considero muy necesarias para desarrollar un buen plan de comunicación interna en tu empresa.

Para mí todas son muy importantes, por lo que te aconsejo que pongas en marcha el mayor número posible de ellas.

Está claro que cuanto más tiempo y esfuerzo inviertas en este apartado de la comunicación empresarial, mejores resultados obtendrás y más satisfechas se encontrarán todas las personas involucradas en tu entorno de trabajo. No tengas miedo de equivocarte, lo mejor es probar aquellas que mejor se adapten a tus necesidades y corregir todo aquello que consideres que no está funcionando como esperabas.

[Tweet "La comunicación entre los miembros de tu equipo es fundamental para que tu proyecto triunfe"]

El manual para los empleados

Se trata de un documento en el que se encuentra incluída toda la información que puede llegar a interesar a un trabajador. Yo soy partidario de que se elabore de manera digital para poderlo alojar en una intranet o enviarlo a través de correo electrónico, aunque también pienso que es necesario que exista una o varias copias en formato físico para una rápida consulta.

Este texto tiene que estar lo más completo posible y debe contener las normas generales de la empresa, las relaciones laborales, las vacaciones y la forma de acceder a los servicios médicos en caso de ser necesarios. También se pueden añadir ofertas que existan sobre cursos de formación y reciclaje de conocimientos para los trabajadores o cualquier otra información relevante, como por ejemplo, los números de teléfono de los contactos más utilizados.

El manual evitará que pierdas más tiempo del necesario en la toma de decisiones y te facilitará la gestión de las personas.

Si eres empleado, puedes consultar rápidamente la información que te preocupa o necesitas, sin dejar de estar concentrado en tus tareas.

Imagina que te surgen las siguientes preguntas modelo, entre otras muchas: ¿Cuántos días puedo pedir por fallecimiento familiar? ¿Dónde tengo que acudir para pedir mi baja laboral temporal?

Todas ellas deberían tener respuesta en esta útil herramienta de comunicación interna.

Las reuniones informativas y los círculos de calidad

Siempre he sido fiel defensor de la idea de que hablando se entiende la gente y es por ello que la información en la empresa debe fluir con normalidad. Por eso recomiendo siempre que se organicen reuniones de equipo todos los días, o intentarlo al menos, ya que en ocasiones resulta imposible por falta de tiempo.

En ellas, podrás comunicarte directamente con tu equipo y conocer de primera mano todos los problemas e inconvenientes que puedan surgir. La finalidad es mejorar tu interacción personal.

Mi propia experiencia me lleva también a recomendar la utilización de círculos de calidad en una pequeña empresa. Se trata de crear un grupo de cuatro o seis personas en el que se discuta el funcionamiento del negocio y se propongan soluciones y distintos puntos de vista sobre temas controvertidos que afectan de lleno al desarrollo de las actividades. Esta herramienta te permitirá hacer un buen seguimiento cualitativo y cuantitativo de las acciones puestas en marcha.

La publicidad interna o newsletter

Una manera de mantener informados a tus empleados regularmente y que además no te supondrá grandes costes es la elaboración de una pequeña revista o folleto interno, que puede tener versión en papel o directamente en digital, en el que se incluyan datos sobre la operatividad de la empresa y las noticias que desees comunicar a tu equipo, tanto buenas como malas.

También puede tener un tono más distendido con testimonios de empleados sobre un tema concreto, fechas de cumpleaños e incluso, pequeños artículos de opinión.

A diferencia del manual de los empleados, es mucho más directo y conciso.

Los correos electrónicos (sin llegar a ser pesados)

Un aspecto que no debes descuidar nunca es la comunicación mediante correo electrónico. Es una herramienta muy útil, de muy bajo coste y con múltiples posibilidades de personalización. Es posible que muchos de los integrantes de la pyme no revisen cada poco tiempo su email o tengan activadas las notificaciones de la bandeja de entrada en su smartphone, pero es imprescindible para mantener el contacto, incluso cada día va ganando más terreno a las llamadas telefónicas.

Como consejo, los correos electrónicos tampoco deben ser abusivos. Únicamente utiliza este servicio cuando sea necesario. Además, en el texto debes dejar muy claro el objetivo de tu comunicación, utiliza una redacción clara y sencilla sin florituras pero sin obviar las normas de cortesía y espera a tener toda la información para mandar el correo, no lo hagas 'por fascículos'.

Las videoconferencias

Es una herramienta muy útil cuando necesitas hacer reuniones con de tus compañeros y no se pueden realizar de manera presencial. Tiene sus puntos a favor y en contra. Por un lado, permite la posibilidad de hablar y ver a personas que se encuentran en cualquier lugar de mundo y, por otro, a veces puedes necesitar una reunión presencial y, aunque sea muy buena herramienta, no se puede sustituir por el contacto directo, con el cara a cara.

Sin embargo, existen varios programas gratuitos como Skype o Hangouts, que te ofrecen muchas posibilidades de videoconferencia a tiempo real.

¿Alguna vez has hecho una reunión o te has puesto en contacto con tu equipo de trabajo mediante videoconferencia?

¡Cuéntame cómo fue tu experiencia!

Esto no acaba aquí... aún hay otras ideas de gran utilidad

? ¿Cómo deben gestionar tus empleados sus redes sociales?

Estoy seguro de que en la gran mayoría de las empresas aún existen muchas dudas sobre cómo se debe controlar la identidad y la imagen en las redes sociales. Te recomiendo que elabores un pequeño decálogo en el que aclares aspectos básicos sobre su funcionamiento y utilización para que no haya problemas en un futuro próximo. Tanto si eres el 'dueño o jefe' de la empresa, como si eres empleado, tenéis que tener claras las ideas y saber, por ejemplo, si se puede utilizar el nombre comercial de la empresa en redes sociales como Twitter y Facebook para realizar campañas de promoción, cómo debe ser la gestión y administración de la privacidad y los datos de los clientes si contactan contigo a través de estas vías o cómo debe ser tu perfil de LinkedIn, un aspecto clave al que apenas se le dedica tiempo y es un error garrafal.

De todas formas, si te lo puedes permitir, lo mejor es que contrates a un Community Manager para que gestione de forma profesional tu presencia y reputación online e implemente el plan de marketing de tu empresa de forma correcta.

? ¿Has pensado en crear pequeñas piezas audioviosuales para motivar a tu plantilla?

La época de los vídeos institucionales, que en la mayoría de las ocasiones son totalmente soporíferos, ya ha pasado. Está demostrado que la gente no presta atención a estos contenidos, se aburre y únicamente retiene los datos que mayor interés le suscita por su peculiaridad.

¿Por qué no vás un paso más allá?

Apuesta por grabar pequeñas piezas, como hace Max desde algunas semanas en su blog, en las que impliques a los trabajadores y sean ellos mismos los que cuenten sus experiencias sobre un tema en particular, sus actividades diarias y sus relaciones con los proveedores o distribuidores.

Esta es una buena idea para que los encargados o responsables puedan comprobar cómo se ven los empleados a sí mismos y la imagen global que tienen de tu empresa. Personalmente, considero que es el mejor medio de expresión para comunicar información, aparte de las charlas cara a cara, porque fomenta la originalidad y la creatividad. Además, con esta herramienta puedes potenciar una mejora de las relaciones personales y subsanar todos aquellos pequeños errores que detectes.

Mira el ejemplo de Ayuda-T Pymes ?

? ¿Has probado las redes de comunicación online conectadas dentro de la empresa?

Algo que funciona muy bien en comunicación interna es la instalación de una intranet. Es muy recomendable que pongas en marcha esta herramienta porque es un medio rápido e instantáneo y además tiene la ventaja de que es muy simple de manejar, porque muchos de los programas que se instalan son muy intuitivos, y económicamente hablando no supone un coste elevado. En ella también podrás compartir tus bases de datos de la empresa y que todos los acreditados puedan acceder a ellas para su consulta.

Como recomendación, yo he probado y puedo hablarte de tres plataformas que se pueden ajustar correctamente a lo que se necesita en tu pequeña o mediana empresa:

1. La primera de ellas es Zyncro, que es una intranet colaborativa que relaciona la comunicación, la gestión de los documentos y las personas. Con ella podrás gestionar datos personales, currículums, gestionar grupos de trabajo, almacenar y compartir archivos, publicar en un muro interno para todos los usuarios de la red y conectar este sistema con el resto de aplicaciones móviles y redes sociales de las que disponga tu empresa.

2. Otra de las más adecuadas es Socialcast, que es otra plataforma sencilla de utilizar que permite unir a personas, datos y aplicaciones en tiempo real y de manera virtual. En ella podrás almacenar y transmitir todos los datos e ideas que consideres necesarios para que los trabajadores desarrollen sus tareas de manera eficaz y original.

3. Yammer es la tercera intranet que mejor puede funcionar en tu pequeña empresa. Aunque está siendo sustituida por otras más novedosas, ofrece unas prestaciones óptimas para la comunicación interna. Funciona como un servicio de microblogging y permite lanzar la información que se pretende dar a conocer en diferentes sistemas operativos y dispositivos móviles.

Espero que estas recomendaciones te sean muy útiles y te ayuden a mejorar la comunicación interna de tu empresa, negocio o marca 😉