Claves para crear y escalar una agencia de marketing digital
Claves para crear y escalar una agencia de marketing digital

Mario Armenta: Claves para crear y escalar una agencia de marketing digital #10AniversarioMAXCF

18/06/2021

Shutterstock Sentavio

18/06/2021
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Este post corresponde a la maratón de publicaciones que estamos haciendo con motivo del 10 aniversario de mi web y en el que están participando un montón de amigos. Entra en #10AniversarioMAXCF para no perderte los posts, sorteos y descuentos que hemos preparado.

Montar una agencia y dar servicios no es nada f√°cil. Sea del tipo que sea. Pero todas las que tienen √©xito tienen varias cosas en com√ļn y es lo que vamos a ver en este post. Antes de continuar, quiero dar las gracias a Max por invitarme y felicitarle por su d√©cimo aniversario. 

Para contaros brevemente los puntos m√°s importantes lo voy a dividir en 3 bloques:

  1. Las bases: diferenciación, nicho de mercado, servicios y pricing, metodología de trabajo...
  2. El equipo.
  3. La promoción de la agencia.

#1 Sentar las bases de la agencia


Aunque en todo negocio digital hay que ser flexible por la naturaleza del mismo, lanzar un proyecto con la base bien estructurada es clave para el crecimiento. 

¬ŅY cu√°les son las bases de una agencia? 

La diferenciación

Agencias hay miles y eso significa que el cliente tiene innumerables de opciones para elegir donde comprar sus servicios. Por eso, es importante que no crees una agencia igual que las dem√°s.

¬ŅCu√°l ser√° tu valor diferencial con respecto a lo que ya existe?

Puede que el valor seas t√ļ porque tienes un p√ļblico que ya te conoce. Puede que el valor sea tu forma de trabajar. Puede que sea una mezcla de lo f√≠sico con lo digital. Tambi√©n puede ser el nicho, lo veremos en el siguiente punto.

Pueden ser muchas cosas, pero intenta evitar que tu diferenciaci√≥n sea el precio. Si te posicionas como el m√°s barato, empezar√°s frenando tu crecimiento, porque si no tienes un margen de beneficio considerable, no podr√°s ampliar tu equipo, contratar las mejores herramientas para ahorrar tiempo en tu trabajo con los clientes y un largo etc√©tera. 

El nicho de mercado

Como dije antes, agencias hay miles, y un valor diferencial clave es el nicho de mercado.

Te pongo un ejemplo claro: si buscamos en google ‚Äúagencia seo‚ÄĚ, con las dobles comillas para hacer una b√ļsqueda m√°s exacta, obtenemos m√°s de 600 000 resultados. Si buscamos ‚Äúagencia seo para abogados‚ÄĚ obtenemos 2 resultados.

Por supuesto, no hay que confundir hacer SEO con montar un negocio; l√≥gicamente hay muchas m√°s personas que buscan la palabra generalista que la espec√≠fica, pero lo ideal es entrar en un nicho muy espec√≠fico por m√ļltiples razones:

  • Es m√°s barato llegar a tu p√ļblico objetivo.
  • Es m√°s f√°cil posicionar tu marca en un sector en concreto.
  • Y lo m√°s importante, ser√° m√°s f√°cil escalar tu negocio porque habr√° procesos que se repitan.

Por el contrario, puede que haya un conflicto de intereses si no determinas bien la tipología de tu cliente. Abogados hay muchos y de muchos tipos (abogado laboralista, penalista, familiar, etc.), puedes trabajar con uno de cada tipo para empezar y, una vez tengas una cartera de clientes estable, ampliar a otros verticales (gestorías, asesorías…).

Los servicios y los precios

¬ŅQu√© servicios necesitar√°n tus clientes?, ¬Ņcu√°les vas a ofrecer?, ¬Ņqu√© problema vas a solucionar?, ¬Ņcu√°nto vas a tardar en hacerlo?

Un error inicial muy com√ļn suele ser querer ofrecer de todo. Si no tienes suficiente equipo interno o freelances de confianza, no empieces con todo. S√© espec√≠fico como en el nicho de mercado y luego ampl√≠a seg√ļn demanda y rentabilidad. 

Un segundo error es contratar demasiado deprisa, intenta delegar en freelances todo lo que puedas hasta que tengas el volumen suficiente para tener una persona en el equipo. 

Sobre la rentabilidad de una agencia, lo m√°s importante aqu√≠ es que sepas cu√°nto tiempo vas a dedicar a cada cliente, cu√°nto vas a cobrar por ello y si ser√° suficiente para que tu cliente obtenga resultados. Cobrar 100 euros al mes para llevar el SEO de una web por ejemplo solo te har√° ‚Äúrico‚ÄĚ a ti. Al cliente por ese dinero poco trabajo le vas a poder hacer. Ten en cuenta los impuestos y tu salario (ponte uno, s√≠) a la hora de definir el precio. 

¬ŅMi consejo? Cobra por horas y ofrece bolsas de horas desde 500‚ā¨ al mes. Una agencia SEO grande en Espa√Īa puede estar cobrando de media 1.500 ‚ā¨ al mes y algunas 4 y 5 mil ‚ā¨. ¬ŅEs mucho? Pues depende de la cantidad de horas y personas que dediquen a cada proyecto; puede ser hasta barato si consiguen RESULTADOS para el cliente. Por menos de 500‚ā¨ al mes poco vas a poder hacer que genere un impacto real al cliente. 

Para finalizar este apartado, haz un listado de los servicios, cu√°nto tiempo necesitas para que el cliente obtenga resultados y haz una bolsa de horas bas√°ndote en eso. A√Īade siempre algunas de m√°s por m√°rgenes de error en el conteo, reuniones imprevistas, llamadas, etc. 

Si no sabes cuánto vas a tardar, no has hecho el servicio antes, no has probado en ti mismo… no montes una agencia. Busca trabajo en una agencia y aprende primero, coge experiencia y, cuando estés listo, montas la tuya. Será lo mejor para los clientes y para ti y tu reputación.

Metodología de trabajo

Para conseguir que una agencia sea escalable, hay que automatizar/simplificar muchos procesos. A continuaci√≥n te pongo las fases que tienen en com√ļn casi todas las agencias:

Propuesta

Siempre que un cliente te quiera contratar tendrás que hacerle una propuesta. Esta debe incluir muchas cosas, desde el trabajo a realizar, plazos de entrega, metodología, comunicación con el cliente hasta la fecha de vencimiento de la misma propuesta. Porque sí, una propuesta debe caducar, ya que tu precio y tu trabajo irá variando con el tiempo.

Consejo: crea plantillas con una propuesta base en el precio mínimo y sobre esa plantilla modifícala para los clientes. Haz que se vea bien en el móvil, la mayoría envían PDF y se suelen ver fatal.

Contratos

Imagina que ma√Īana te contrata Coca Cola y te pide varios trabajos para los cuales t√ļ y tu equipo no lleg√°is. Necesit√°is ampliar equipo solo para este cliente y cuando llevan 15 d√≠as con vosotros deciden irse. No eres lo que esperaban. Y no pasa nada, no siempre vamos a poder atender a todos los clientes. Pero, ahora despedir al nuevo equipo te va a costar dinero, y has perdido 15 d√≠as probablemente solo para este cliente porque es Coca Cola.

Para evitar esto, cuando un gran cliente requiera ampliar equipo, realiza un contrato con un abogado y pide una permanencia de los meses necesarios para amortizar la inversión en el nuevo equipo. Ah, y cuéntaselo a tu cliente, sé transparente y dile que vas a ampliar el equipo solo para él y porque le vais a dedicar la atención que se merece. De esta forma será más fácil entender que requiere firmar un contrato y cumplirlo.

Para finalizar, es mejor tener muchos clientes peque√Īos/medianos que unos pocos muy grandes. Que tu facturaci√≥n y tu equipo no dependan de 4 clientes, porque si uno se cae el 25 % de la facturaci√≥n la pierdes y tendr√°s que estar haciendo malabares constantemente. 

Facturación

No pierdas el tiempo con esto, es una tarea que será recurrente y no aporta crecimiento a tu agencia. Crea las facturas con cualquier software en la nube tipo Factura Directa o Holded, o bien delégalo en un externo.

Como consejo te dir√≠a que pelees los plazos de las facturas, la mayor√≠a querr√°n pagar a 60 d√≠as, lucha los 30 d√≠as e incluso por adelantado si es posible. Te sorprender√° la cantidad de clientes que s√≠ aceptan estas condiciones. Los √ļnicos que no lo aceptan son las empresas grandes.

Reporting

Si necesitas hacer un informe mensual para cada cliente, intenta automatizarlo. Utiliza Google Data Studio o PowerBI para crear una plantilla y √ļsala con todos tus clientes. Si quieres probar opciones sin programar, tienes Supermetrics o una opci√≥n m√°s econ√≥mica como AgencyAnalytics, que es la que uso para mis propios proyectos.

Control del trabajo

Lo m√°s dif√≠cil es ser organizado con las tareas diarias, tanto las propias como las de clientes. Por ello, es importante utilizar un SaaS como ClickUp, Monday, Asana, Basecamp, Zoho‚Ķ tienes mil opciones, pero que te permitan trabajar con m√°s personas y organizarte t√ļ mismo.

ClickUp me gusta en especial porque tiene un Time Tracker integrado y esto permite saber cu√°nto tiempo dedica tu equipo a cada tarea. De este modo, puedes saber a final de mes si un cliente no es rentable porque le dedicas muchas horas o est√°s dejando de lado a otro cliente con el cual no has llegado a cumplir las horas contratadas. Hay que ser honesto con esto.

#2 El equipo


Crear y escalar el equipo es lo m√°s complicado en una agencia. Como dije al principio, intenta delegar en freelances de confianza y contrata solo para puestos clave o cuando haya un volumen de trabajo suficiente para hacerlo m√°s rentable en tu propia agencia. 

Un ejemplo m√°s claro:

  • Consultor SEO en una agencia de SEO = puesto clave porque aporta valor directo y es necesario para hacer auditor√≠as, informes, reuniones t√©cnicas con los clientes y sus programadores, etc.
  • Dise√Īador web en una agencia de SEO para coger trabajos puntuales que salen = error. Encuentra un freelance de confianza como Max en el que delegar estas tareas y desentenderte. Puedes pedir una peque√Īa comisi√≥n por dar el pase y no te metas de intermediario si no es tu tarea principal. ¬°No pierdas el foco!

Otro error com√ļn es meter becarios nada m√°s empezar. Si est√°s empezando debes poner el foco en crecimiento y un becario necesita atenci√≥n y formaci√≥n. Las primeras personas que trabajen contigo, ya sean internas o externas, deben estar cualificadas. Cuando tengas un equipo estable, contrata becarios de universidades con el fin de ense√Īarles y poder integrarlos en tu agencia. 

Cuando entre gente nueva, es necesario que tengan un plan de entrada claro. Yo mismo he cometido el error de contratar gente nueva en mis empresas sin tener preparada la formación y ha sido una pérdida de tiempo y frustración para todos.

Por lo tanto, dise√Īa el onboarding para tus empleados y ten en cuenta qui√©n los va a formar, qu√© le tienes que ense√Īar, cu√°ndo va a conocer al resto de sus compa√Īeros y mot√≠vale para que empiece fuerte desde el minuto uno. Esto te permitir√° contratar r√°pido y escalar tu empresa m√°s r√°pidamente. 

Para terminar, lo m√°s importante de todo este apartado: fideliza a tus empleados como si fuesen tus mejores clientes. Establece objetivos, pr√©miales, dales el d√≠a de cumplea√Īos de vacaciones, crea bonificaciones exclusivas por estar en tu empresa‚Ķ en mi caso, entre muchas otras cosas, damos el d√≠a del cumplea√Īos libre, les regalamos un libro al mes o una suscripci√≥n a Netflix, HBO‚Ķ o el 50 % de la cuota de gimnasio. Aparte de esto, lo ideal ser√≠a realizar eventos presenciales de forma m√°s frecuente con ellos.

#3 El Marketing de la agencia


Para empezar, t√ļ mismo debes ser tu mejor cliente. Si vas a montar una agencia de marketing, debes dar ejemplo por varias razones:

  • Puedes usar tu propia agencia como caso de √©xito. Ideal si est√°s empezando.
  • Te posicionar√°s en tu sector y obtendr√°s visitas.
  • Y muchas m√°s ventajas que ya deber√≠as conocer si quieres ofrecer servicios de marketing ūüėČ 

Dando por hecho que ya sabes cómo hacer marketing, no voy a entrar en detalles técnicos y decirte que debes hacer SEO, SEM, Content Marketing, etc. Dependiendo de tu sector tendrás que hacer marketing allá donde estén tus clientes potenciales.

Lo que sí voy a comentarte son errores comunes que veo a menudo y consejos personales:

No aburras con tecnicismos

Es muy fácil caer en mensajes técnicos que solo entiende un experto en marketing. Habla claro y para todo el mundo. Utiliza los pain points (puntos de dolor) de tu cliente y ofrece soluciones en tus mensajes. En este vídeo -un clásico- de Simon Sinek lo entenderás mejor.

Haz branding

Comienza desde el minuto 1 con una imagen corporativa acorde a tu marca. Define tu logotipo, colores corporativos, iconograf√≠a, tipograf√≠a, tipo de lenguaje‚Ķ y √ļsalos en todo momento. Crear marca es un trabajo a largo plazo, pero luego conseguir√°s que la gente te busque por tu marca y no por palabras clave generalistas.

Crea un lead magnet

Pon un captador de leads -o varios- en tu página web. Ofrece recursos interesantes y no escatimes en la calidad de estos recursos. Si ofreces un ebook, que es lo más típico, y el contenido lo ha escrito un redactor al cual le has pagado menos de un dólar por cada cien palabras, no esperes que te haga una obra de arte.

El cliente percibirá la calidad del mismo y puede perjudicar a tu propia imagen. Delégalo en los expertos que trabajarían para tus mismos clientes. Mi consejo es que el lead magnet sea de algo relacionado con lo que vas a ofrecer a tus clientes, ejemplos reales, casos de éxito, estudios del sector de tu cliente, una masterclass…

No ofrezcas prueba gratis

Como dec√≠a al inicio, posicionarte por precio es un error que baja tu propuesta de valor / profesionalidad en el momento en el que pronuncias ‚Äúsoy el m√°s barato del mercado‚ÄĚ. Tambi√©n lo baja si ofreces pruebas gratis.

Es muy com√ļn en el mundo de la redacci√≥n ‚Äúprimer art√≠culo gratis‚ÄĚ y solo atraes a interesados por lo gratis que no van a pagar por tus servicios. Si vas a dedicar una hora a tu cliente debes cobrarla. Si quiere ejemplos, prepara casos de estudios de tu trabajo para enviarle y que valore. Y si necesita una consultor√≠a puedes cobr√°rsela tranquilamente. PD: No confundas una consultor√≠a con una reuni√≥n previa para la toma de datos. Consultor√≠a es cuando vas a analizar su marca en detalle y decirle cosas que debe mejorar.

Utiliza un CRM

La mayor√≠a no hace un seguimiento de sus leads. Crea un embudo de ventas y define los emails que les vas a enviar desde que entran a tu lista hasta que salen. Cuando no abran tus emails varias veces o te ignoren, no insistas o te marcar√°n como spam. 

Teléfono activo

Pon una línea de teléfono para la agencia. Utilizar solo el correo es más cómodo, pero te va a quitar mil oportunidades con agencias que quieren invertir dinero de verdad.

Lenguaje realista

Es importante que tu lenguaje sea positivo en todo momento, pero m√°s importante que eso es que sea sincero. No vendas la moto. Si vas a necesitar un a√Īo para que vea resultados porque tu cliente tiene un nicho muy complicado, d√≠selo.

¬°Ah!, y no utilices la palabra gastar para vender tus servicios -o coste-; contigo no gastan, contigo invierten.

Sé flexible

Cada cliente necesitar√° una adaptaci√≥n de tu trabajo a sus necesidades. No seas r√≠gido ni ofrezcas la misma soluci√≥n para todos. No funcionar√°. Adapta los servicios seg√ļn tu criterio para dar los mayores resultados posibles al cliente.

Para terminar te doy un consejo para ti

No atiendas a los clientes en tu tiempo libre. D√©jales claro el horario de atenci√≥n y no permitas que te coman tu tiempo de ocio. Vale m√°s una hora libre que una hora de trabajo. 

¬ŅY por qu√© te meto todo esto en marketing? Porque debes mostrarlo en tus comunicaciones en todo momento. 

Debes mostrar que eres flexible, que te adaptas a tu cliente, que tienes un teléfono y una atención al cliente que le dará confianza, que se acordará de ti cuando necesite tus servicios porque soluciones sus pain points y lo harás de forma sencilla para que lo entienda. Siempre enfocado en resultados.

Puedes ver todos los regalos, sorteos y descuentos que hemos preparado para ocasi√≥n en el post del 10 aniversario ūüėČ

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Montar una agencia y dar servicios no es nada f√°cil. Te cuento las claves para crear y escalar una agencia de marketing digital.
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Max Camu√Īas

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